Archiv für den Monat: April 2023

Die persönliche Black-Box

Denken, Kommunikation

Das menschliche Verständnis der Welt beruht auf eigenen und fremden Beobachtungen und der eigenen/fremden Interpretation ihrer Ergebnisse. Dabei ist es hilfreich, zwischen Realität1 und Wirklichkeit2 zu unterscheiden. Realität ist das, was man (mit welchen Sensoren auch immer) messen kann, z.B. dieser Schuh hat Größe 41. Wirklichkeit ist dagegen das, was ich bewusst erlebe, z.B. ich fühle Langeweile bzw. das ist langweilig. Es kommt also auf die Interpretation der durch Beobachtung gewonnenen Ergebnisse an. Sie folgt bestimmten Regeln. Daher sind die Bedingungen und Grenzen der Anwendung des Regelwerks der Interpretation wesentlich für das Verständnis der Welt.

Ähnliches gilt für das Verfolgen eines beruflichen Ziels. Neben der Formulierung des Ziels kommt es auf die nachvollziehbare Ableitung von Erfolgsgrößen und deren geforderter Mindest-Erfüllung an. Für das Verständnis der Messbarkeit von Erfolgswirkungen des eigenen Tuns/Unterlassens ist es von entscheidender Bedeutung, die eigenen Gedanken und Erwartungen darüber festzuhalten. Das ist der Grundgedanke der persönlichen Blac-Box.

Die Black-Box ist heute aus Flugzeugen und zunehmend auch aus Hochseeschiffen als Instrument zur Aufdeckung von Schwachstellen im „Normalbetrieb“ nicht mehr wegzudenken. Wenn ein Flugzeug abstürzt oder ein Hochseeschiff sinkt, liefert die Black-Box die Messergebnisse (Daten) aus der Zeit vor der Katastrophe. Sie liefern wichtige Hinweise über die Umstände er Ereignisse. Durch ihre Analyse können Maßnahmen erarbeitet werden, um eine Wiederholung zu vermeiden. Dieser Grundgedanke ist allgemein auf den Arbeitsalltag übertragbar. Auch dort gilt es, einmal gemachte Fehler nicht zu wiederholen, um den beruflichen Erfolg zu fördern.

Einsatz einer persönlichen Black-Box

Nehmen wir als Beispiel ein gut vorbereitetes und professionell durchgeführtes Meeting. Sollte es nicht den gewünschten Erfolg bringen, ist der Einsatz einer persönlichen Black-Box hilfreich: Vor dem folgenden Meeting werden die eigenen Gedanken und Erwartungen mit einem 4-Farben-Kugelschreiber notiert. Wie wird das Treffen wohl verlaufen? Wer wird welche Positionen, Interessen und Beiträge einbringen? Welche Ergebnisse werden erzielt?

Nach dem durchgeführten Meeting wird mit dem 4-Farben-Kugelschreiber in einer anderen Farbe notiert, wie das Treffen tatsächlich verlaufen ist: Wie ist das Treffen verlaufen? Welche Erwartungen haben sich nicht erfüllt? Welche unerwarteten Ereignisse sind eingetreten? Welche Ergebnisse wurden erzielt?

Zu einem späteren Zeitpunkt werden die Notizen über die Erwartungen und dem tatsächlich Erlebten bewusst durchgegangen. Mit dem 4-Farben-Kugelschreiber werden in einer dritten Farbe die Unterschiede zwischen den Erwartungen und dem tatsächlichen Geschehen markiert. Danach werden alle markierten Unterschiede auf ihre Bedeutung hin analysiert. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse werden abschließend in der vierten Farbe des 4-Farben-Kugelschreibers festgehalten. So werden eigene Gedanken(gänge) sowohl mit der Realität als auch mit der Wirklichkeit vergleichbar.

Die hier skizzierte Idee der persönlichen “Black Box” ist insbesondere auf zukünftige Vorhaben anwendbar, bei denen grundlegende Annahmen zu formulieren, neuralgische Ereignisse zu erwarten und/oder notwendige Entscheidungen zu treffen sind, die oft schrittweise zu einem Entwicklungspfad führen. DIe persönliche Black-Box ermöglicht es, im Nachhinein zu erkennen, welche gedanklichen Aspekte zu konkreten Fehlern oder Fehlentwicklungen geführt haben. Mit dieser Erkenntnis werden konkrete Ansatzpunkte für eine verbesserte Wirksamkeit sichtbar.

Für die beschriebene Vorgehensweise ist es unerheblich, ob Notizbücher oder Ringbücher verwendet werden. Ringbücher haben jedoch den Vorteil, dass die einzelnen Blätter auch im Nachhinein nach beliebigen Ordnungsmerkmalen (z.B. Besprechungen/Projekte/Ideen, offen/erledigt oder Zweck, Ziele/Aufgaben) kategorisierbar sind und bleiben. Hilfreich ist auch ein 4-farbiger Kugelschreiber, mit dem alle 4 hier beschriebenen Arbeitsphasen mit den entsprechenden Farben durchgeführt werden können. Ebenso hilfreich ist es, die Anwendung dieses Buches als Routine in den Alltag zu integrieren.

Feedback mit Feedforward verbinden

Das traditionelle Feedback3 und das zu Unrecht noch nicht weit verbreitete Feedforward4 werden durch den Umgang mit der persönlichen Black-Box miteinander verbunden. Das (eigene) Feedback arbeitet im Nachhinein die Ereignisse aus der Vergangenheit auf, um Fehler zu korrigieren und/oder Probleme zu lösen. Das im Voraus stattfindende (eigene) Feedforward erfasst die Plausibilität von Annahmen und Erwartungen über eine zukünftige Situation, die möglichst erfolgreich zu bewältigen ist. Das Benutzen einer persönlichen Black-Box ist eine konstruktive Methode der eigenen Weiterentwicklung. Im Mittelpunkt steht die immer wiederkehrende Frage: Wie genau kann ich mein Verhalten ändern, um meine Aufgabe X zur Erreichung des Ziels Y effektiver zu erledigen? Dieses Vorgehen hilft, begangene Fehler zu erkennen, deren Wiederholung zu vermeiden und die eigene Wirksamkeit zu verbessern. Zudem wird ein positives, lösungsorientiertes Denken gefördert. Das Verfahren wirkt besonders leistungsfördernd, wenn konkrete Ziele, Erfolgsindikatoren und die dafür notwendigen Verhaltensweisen für einen zukünftigen Zeitraum festgelegt werden.

Alles, was gesagt, geschrieben oder visualisiert wird, wird von einem Beobachter für einen Beobachter (der auch er selbst sein kann) gesagt, geschrieben oder visualisiert.5 Wenn das persönliche Notizbuch als “Black Box” genutzt wird, in der die eigenen Vorstellungen und Erwartungen sowohl mit der Realität als auch mit der Wirklichkeit abgeglichen werden, werden Fehler und Fehlentwicklungen leicht erkannt und deren Wiederholung vermieden. Darüber hinaus wird das eigene Verständnis über problematische Sachzusammenhänge vertieft, indem die Beobachtung der eigenen Gedanken sowie ihre persönliche Interpretation zugänglich wird.

  1. Vgl.: Mittelstraß, Jürgen (2004): Realität, in: ders. (Hrsg.): Enzyklopädie Philosophie und Wissenschaftstheorie. 2. Auflage. Band 7, Stuttgart: Metzler [↩]
  2. Vgl.: Halbig, Christoph; Suhm, Christian (Hrsg.)(2004): Was ist wirklich. Neuere Beiträge zu Realismusdebatten in der Philosophie, Frankfurt am Main: Otnos [↩]
  3. Vgl: Alvero, A. M.; Bucklin, B. R., & Austin, J. (2001): An objective review of the effectiveness and essential characteristics of performance feedback in organizational settings (1985-1998). In: Journal of Organizational Behavior Management, 21, S. 3 – 29; Balcazar, F., Hopkins, B. L., & Suarez, Y. (1985): A critical, objective review of performance feedback. Journal of Organizational Behavior Management, 7, S. 65 – 89. [↩]
  4. Vgl.: Goldsmith, Marshall; Reiter, Mark (2015): Triggers. Creating Behavior That Lasts – Becoming the Person You Want to Be, Crown Business; Goldsmith, Marshall; Lyons, Laurence S.; McArthur, Sarah (2012): Coaching for Leadership: Writings on Leadership from the World’s Greatest Coaches, Pfeiffer; 3. Auflage; Goldsmith, Marshall; Reiter, Mark (2007): What Got You Here Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful, Hachette Books; Revised ed. [↩]
  5. Simon, Fritz, B. (2022): Formen (reloaded). Zur Kopplung von Organismus, Psyche und sozialen Systemen, Bd. 1, Sätze 1-28, Erkenntnis- und systemtheoretische Grundlagen, Carl Auer, S. 15. [↩]

Redundanz und Varietät

Kommunikation, Zusammenarbeit

Zentrale Aspekte der Kybernetik zweiter Ordnung1 und der Theorie sozialer Systeme2 sind Beobachtung und Kommunikation (insbesondere in mehrpersonellen Entscheidungen). Beides geschieht auf der Basis eines Regelwerks, dessen Anwendung eine ihm entsprechende Wirklichkeit konstruiert.

Ausgangspunkt

Alles wird immer von einem Beobachter zu einem anderen Beobachter (der auch er selbst sein kann) gesagt, geschrieben oder gezeichnet. Entscheidend für die Interpretation einer Beobachtung sind die Entstehungsbedingungen, die Anwendungsgrenzen und die Komplexität des Regelwerks, das ein Beobachter im Vollzug der Beobachtung und der Kommunikation benutzt. Um dieses Regelwerk verstehen und bewerten zu können, bieten sich die Konzepte der Redundanz und der Varietät an.

Redundanz und Varietät

Redundanz bezeichnet den Grad des Wissens über andere Elemente des beobachteten Systems durch das Wissen über ein Element. Redundanz nimmt mit der Ähnlichkeit der Elemente zu. Die zwischenmenschliche Kommunikation kann als Verbreitung von Redundanz verstanden werden, da beim Auftreten von Irritationen fast immer auf alternative Kommunikationsmöglichkeiten zurückgegriffen werden kann.

Varietät hingegen bezeichnet die Vielfalt und Verschiedenheit (d.h. die Verschiedenartigkeit) der Elemente des beobachteten Systems. Je größer diese Verschiedenartigkeit ist, desto größer ist die Varietät und desto unwahrscheinlicher kann ein Element aufgrund der Kenntnis anderer Elemente vorhergesagt werden.

Für das vom Beobachter verwendete Regelwerk sind Varietät und Redundanz in der Regel umgekehrt proportional: Die Zunahme der Ähnlichkeit der Elemente eines beobachteten Systems führt zu einer Abnahme der Verschiedenheit dieser Elemente.

Zu- oder Abnahme von Redundanz

Eine wissenschaftliche Theorie kann ihre internen Redundanzen so reorganisieren, dass sie eine bessere Verallgemeinerbarkeit erreicht und damit auf mehr Kontexte anwendbar wird als bisher möglich. In dem Maße, in dem die Entstehungsbedingungen der Verbesserung einer Theorie die Redundanz erhöhen, in dem Maße weitern sich die Anwendungsgrenzen dieser Theorie.

Demgegenüber ist heute in der zeitlich/örtlich verteilten organisatorischen Wertschöpfung häufig eine Reduktion der Redundanz zu beobachten. Entlang standortübergreifender Wertschöpfungsprozesse findet eine funktionale Differenzierung der Verantwortungsbereiche statt. Die Multifunktionalität geht zunehmend verloren und die einzelnen Funktionen werden nur noch in den dafür zuständigen Abteilungen erfüllt. In dem Maße, in dem die Redundanzen vermindert werden, in dem Maße verringern sich die Grenzen der Anwendbarkeit konkreter Maßnahmen.

Fazit

Die Qualität einer getätigten eigenen/fremden Beobachtung und deren Kommunikation hängt ab von den Entstehungsbedingungen, den Anwendungsgrenzen und der Komplexität des jeweils verwendeten Regelwerks. Die Qualität dieses Regelwerkes wird durch das Maß an Redundanz und Varietät bestimmt, mit dem zugleich die Verallgemeinerbarkeit von Erkenntnissen einhergeht. Dies alles schwingt in dem Gedanken mit, dass immer alles von einem Beobachter zu einem anderen Beobachter (der auch er selbst sein kann) gesagt, geschrieben oder gezeichnet wird.

Was soll man damit anfangen?

Aus dem hier entfalteten Gedankengang sind folgende praktische Handlungsempfehlungen ableitbar:

  1. Achten Sie darauf, wie Sie Beobachtungen vollziehen und die damit erreichten Ergebnisse adressatenorientiert kommunizieren. Hierbei sind neben den getätigkten Unterscheidungen insbesondere die Entstehungsbedingungen, die Anwendungsgrenzen und die Komplexität des benutzten Regelwerks.
  2. Sollten in einem Gespräch Irritationen erkennbar werden, dann suchen und benutzen Sie alternative Kommunikationsmöglichkeitem.
  3. Verwenden Sie möglichst mehrere unterschiedliche Perspektiven bei Ihren Beobachtungen, um ein vertieftes Verständnis über ein beobachtetes System zu erhalten. Versuche daher,
  4. Überprüfen Sie regelmäßig das benutzte Regelwerk darauf, dass edie damit erreichten Resultate auf möglichst viele Kontexte anwendbar sind.
  1. Vgl.: von Foerster, Heinz (1995): Cybernetics of Cybernetics, The Control of Control and the Communication of Communication. Original edition prepared by the students enrolled in the ‘Cybernetics of Cybernetics’, a course during the Fall Semester 1973 through the Spring Semester of 1974 at the University of Illinois, Urbana, Illinois, Minneapolis MN, Future Systems Inc., 2. Aufl; ders. (1993): Wissen und Gewissen. Versuch einer Brücke, Frankfurt am Main: Suhrkamp; ders.: Rezension von George Spencer-Brown „Laws of Form“; in: Whole Earth Catalogue. Palo Alto, Frühling 1969, S. 14 (dt. Baecker, Dirk (Hrsg)(1993): Kalkül der Form, Frankfurt am Main: Suhrkamp, S. 9–11 [↩]
  2. Vgl.: Luhmann, Niklas (1995): Soziale Systeme, Frankfurt am Main: Suhrkamp, S. 172-174; ders. (1991): Die Wissenschaft der Gesellschaft, Frankfurt am Main: Suhrkamp, S. 436; ders. (1989): Ökologische Kommunikation. Kann die moderne Gesellschaft sich auf ökologische Gefährdungen einstellen?, Opladen: Westdeutscher Verlag, Kap. XVI [↩]